2009年6月1日 星期一

Excel初進階課程(1/13)

寫在前面

從6/1開始,每週一下午2個小時。接了某單位的Excel初進階課程。已經有選用課本,(就是右邊這一本→),但是學員們仍希望有講義配合。

其實我這幾年以來,上課全然不用課本也不編講義。但是應同學要求,所以每個星期一之前,我會將星期預備上的課程內容先在這裡做個整理。但是上課時總會有不同變化,所以如果有重要增添的內容。我也會盡速在課後補上,以方便因工不能來上課的同學可以了解這一堂課講過什麼。

儘管如此,還是希望學員不要缺任何一堂課。畢竟最精采最直接的互動,才是學習電腦最有效的方法。

Excel的主要功能

Excel是目前使用最普遍的電子試算表軟體,黑輪依多年的使用經驗,把Excel的功能概分成三大功能:

  • 試算功能
    Excel內建大量函數以及可以自行建立運算式來處理需要的計算,迅速生計算結果,而且資料數據有修改也可以立刻重新計算,隨時維持正確結果。
  • 繪製圖表
    迅速將數據資料以圖表型式呈現,方便理解資料內容。
  • 資料統計分析
    透過樞紐分析功能,可以迅速的將平時累積的資料記錄,分組分析統計。並可以繪製成樞紐分析圖。

Excel的物件結構

學習使用軟體,首要掌握軟體設計者的「想法」。也就是要了解設計者處理的方法。而知道「物件結構」則是入門途徑。

Excel中最重要的物件就是儲存格,再由儲存格排列組成工作表,而數張工作表組成一個活頁簿也就是一個檔案。

簡單講就是:儲存格→工作表→活頁簿

而使用試算表最重要的工作:就是在適當位置的儲存格中,安排放適當的資料或是運算式。

儲存格

第一次開啟Excel的人,一眼看到一堆「格子」,可能會覺得眼花撩亂。其實儲存格的「位置」是有意義的。

Excel儲存格的名字

Excel的儲存「位置」也就是它的「名字」,是由欄名(A,B,…,AA,AB,……IV)以及列名(1,2,3,……65536)組成,既是名字也是位置。

P.S.這是以2003版為例,Excel 2007欄名則是增加到XFD(16,384 欄),列名增加到1,048,576。(一張工作表有16,384 欄X1,048,576列)

儲存格的內容

儲存格既然叫儲存格,也就是說可以拿來「儲存」東西,所以說儲存格裡可以放「東西」在裡面,這裡我們稱它為「內容」。

一般都會以為我們在儲存格上「看」到的,就是它的內容。其實不然,在預設狀況下我們看到的是儲存格的「值」,而且是經過「格式」處理後的「值」。儲存格的內容其實是指「放在」儲存格裡的「東西」。而內容會決定儲存格的「值」,而值經過儲存格格事的處理以後才是我們在畫面上看到的「樣子」。

所以在學習儲存格時必須分辨儲存格的:

  • 內容
    放在儲存格裡的「東西」可以是:
    • 常數
      • 文字常數
      • 數值常數(包含一般數值及日期時間)
    • 運算式

  • 儲存格內如果放常數,則常數的值就是儲存格的值。
    如果是放運算式,則運算式的結果就是儲存格的值。
  • 格式
    把他當作「化妝」,決定如何呈現「值」。包括數值的顯示方式、顏色、大小、隔線…等各種屬性。
  • 格式化條件
  • 驗證
  • 註解

以上都是「儲存格」的各種「成分」,也就是說各儲存格各自擁有的。也就是說學好儲存格的各種成份之間的關係,以及它們有何影響,如何設定。Excel就學好一大半啦!

作用儲存格與「選取框」

學Excel常見分不清作用儲存格與選取框的差別,有些書本甚至當成同一個東西。

選取框

就是那個當你用滑鼠去點選某個儲存格時,會出現的那個黑色框框(右下角還一顆「痣」)

作用儲存格

接受我們輸入內容的那個儲存格,稱為作用儲存格。

到這裡你可能會認為,上面說的是同一個東西。其實應該說:那個儲存格式作用儲存格,而那個黑框是選取框。指示縣再選取框只選了一格。所以選取框選的那一格就是作用儲存格。

如果你拖曳滑鼠,拉開選取框,選取兩個以上的儲存格。那就只會有一格是作用儲存格(就是「白色」那一格)。0601-1如上圖狀況:選取框包含了D4~F8,而作用儲存格只有D4才是。

在儲存格中輸入內容

這有什麼值得談的!直接打鍵盤就是了…

其實這當中學問大了!

在Excel的儲存格輸入資料時,其實是以儲存格為「單位」放入資料的。

也就是說,當你在鍵盤中打字時,其實資料還沒放進儲存格(只是準備而已)。必須做一個「完成輸入」的動作,輸入的資料才會「放進」儲存格。

怎麼「完成輸入」?

基本上只要是「移開」作用儲存格位置的動作,都是完成輸入。所以以下動作都算是「完成輸入」:

  • 滑鼠點選另外一個儲存格
  • 按方向鍵( ↓ ↑ → ← )
    (這其實是移動「選取框」到作用儲存格的該方向下一格)
  • 按下[Enter]、[Shift]+[Enter]、[Tab]、[Shift]+[Tab]
    (這是移動「作用儲存格」到 下、上、右、左 方的下一個,但是不會離開選取框範圍。)

附註:在完成輸入之前,可以按[Esc]鍵放棄剛剛輸入的內容,不放進儲存格。

沒有留言: