Excel初進階課程(4/13)--常用函數介紹

 

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Excel初進階課程(3/13)--複製運算式與參照寫法

範例檔案下載

上面檔案下載是一個Excel檔案是我們上課使用的，以下示範請以這個檔案為基礎。

Excel中具有「複製」意涵的動作

 

編輯→複製....編輯→貼上
(貼全部函內容、格式、驗證、隔式化條件及註解，如果只要部分請用選擇性貼上)

填滿(不貼註解)

選取要輸入一樣內容的儲存格範圍→在作用儲存格中輸入內容後→按[Ctrl]+[Enter]
(只貼上內容，不含格式、驗證、隔式化條件及註解)

Excel初進階課程(2/13)—運算式

學會在Excel儲存格中放運算式，這是作試算表的最基本的技巧。但是對未接觸過「程式設計」的學員來說，光是學會寫「給電腦看的」運算式就非常頭大了。(真懷念那個學電腦從寫Basic程式開始的年代)

學Excel運算式之前，先注意兩個原則問題：

• 運算式一律以 " = " (等號)開頭。
• 運算式最後只會傳回一個值(可能是數值、文字或是邏輯值)，所以請在要「放結果」的那個儲存格放入運算式當內容。

運算式的組成

除了開頭的" = "，一個運算式是由「運算元」及「運算子」所組成：

運算元

簡單說就是參加運算的「東西」，舉例來說：

1 + 2

這個運算式中，1 2 就是運算元。

運算子

就是運算符號，就是說明前後的運算元是以什麼「關係」做計算。

Excel運算式的運算元

• 常數
  數值常數當然直接寫就好
  文字常數則要以""包起來，例如：
  "文字常數"，以免電腦無法分辨是文字常數還是運算子。
• 參照位址
  Excel運算式中比較特殊的是可以放入「參照位址」，也就是把儲存格的「位置」寫在運算試中當作運算元。意思是將參照位址所指的儲存格的「值」拿來運算。相當於「變數」，這也是試算表可以填入不同數據，便可以馬上算出新的答案的主要秘訣。
• 函數
  Excel內建了將近400個函數，可簡化計算。
  函數是一段寫好的程式，會依照你放進的引數，計算並傳回一個值。當然也可以拿來當作運算式的運算元囉！

Excel運算式的運算子(運算符號)

這裡不只介紹在Excel中各種運算符號，同時也是電腦裡運算式的寫法，介紹的順序也是電腦運算時的優先順序(例如先乘除後加減…)。

參照運算符號

就是儲存格的參照位置的「計算」，也許你會想說「位置」要計算什麼？其實就像是「集合」的計算。這樣當要處理「很多」儲存格時，可以很方便的「講」清楚。

"：" 

沒錯！就是冒號，在這裡當作「從...到...」的意思。例如：

A1:B3 這個運算指的是 {A1,A2,A3,B1,B2,B3} ，也就是從A1到B3這6個儲存格的集合。

" , "

和集(不是聯集喔！)

A2:C2,B1:B3 這個運算指的是
{A2,B2,C2},{B1,B2,B3}={A2,B2,C2,B1,B2,B3}
其中B2雖然出現在兩個集合中都有，所以結果中必須有兩個B2。

“   “

沒看到？就是空白鍵啊！

沒錯！空白在這裡當作「交集」

A2:C2 B1:B3 這個運算指的是
{A2,B2,C2}∩{B1,B2,B3}={B2}

 

一般運算符號

^

* /

+ -

文字運算符號

&

比較運算符號

=

>

>=

<

<=

<>

Excel初進階課程(1/13)

寫在前面

從6/1開始，每週一下午2個小時。接了某單位的Excel初進階課程。已經有選用課本，(就是右邊這一本→)，但是學員們仍希望有講義配合。

其實我這幾年以來，上課全然不用課本也不編講義。但是應同學要求，所以每個星期一之前，我會將星期預備上的課程內容先在這裡做個整理。但是上課時總會有不同變化，所以如果有重要增添的內容。我也會盡速在課後補上，以方便因工不能來上課的同學可以了解這一堂課講過什麼。

儘管如此，還是希望學員不要缺任何一堂課。畢竟最精采最直接的互動，才是學習電腦最有效的方法。

Excel的主要功能

Excel是目前使用最普遍的電子試算表軟體，黑輪依多年的使用經驗，把Excel的功能概分成三大功能：

• 試算功能
  Excel內建大量函數以及可以自行建立運算式來處理需要的計算，迅速生計算結果，而且資料數據有修改也可以立刻重新計算，隨時維持正確結果。
• 繪製圖表
  迅速將數據資料以圖表型式呈現，方便理解資料內容。
• 資料統計分析
  透過樞紐分析功能，可以迅速的將平時累積的資料記錄，分組分析統計。並可以繪製成樞紐分析圖。

Excel的物件結構

學習使用軟體，首要掌握軟體設計者的「想法」。也就是要了解設計者處理的方法。而知道「物件結構」則是入門途徑。

Excel中最重要的物件就是儲存格，再由儲存格排列組成工作表，而數張工作表組成一個活頁簿也就是一個檔案。

簡單講就是：儲存格→工作表→活頁簿

而使用試算表最重要的工作：就是在適當位置的儲存格中，安排放適當的資料或是運算式。

儲存格

第一次開啟Excel的人，一眼看到一堆「格子」，可能會覺得眼花撩亂。其實儲存格的「位置」是有意義的。

Excel儲存格的名字

Excel的儲存「位置」也就是它的「名字」，是由欄名(A,B,…,AA,AB,……IV)以及列名(1,2,3,……65536)組成，既是名字也是位置。

P.S.這是以2003版為例，Excel 2007欄名則是增加到XFD(16,384 欄)，列名增加到1,048,576。(一張工作表有16,384 欄X1,048,576列)

儲存格的內容

儲存格既然叫儲存格，也就是說可以拿來「儲存」東西，所以說儲存格裡可以放「東西」在裡面，這裡我們稱它為「內容」。

一般都會以為我們在儲存格上「看」到的，就是它的內容。其實不然，在預設狀況下我們看到的是儲存格的「值」，而且是經過「格式」處理後的「值」。儲存格的內容其實是指「放在」儲存格裡的「東西」。而內容會決定儲存格的「值」，而值經過儲存格格事的處理以後才是我們在畫面上看到的「樣子」。

所以在學習儲存格時必須分辨儲存格的：

• 內容
  放在儲存格裡的「東西」可以是：
  • 常數
    • 文字常數
    • 數值常數(包含一般數值及日期時間)
  • 運算式
• 值
  儲存格內如果放常數，則常數的值就是儲存格的值。
  如果是放運算式，則運算式的結果就是儲存格的值。
• 格式
  把他當作「化妝」，決定如何呈現「值」。包括數值的顯示方式、顏色、大小、隔線…等各種屬性。
• 格式化條件
• 驗證
• 註解

以上都是「儲存格」的各種「成分」，也就是說各儲存格各自擁有的。也就是說學好儲存格的各種成份之間的關係，以及它們有何影響，如何設定。Excel就學好一大半啦！

作用儲存格與「選取框」

學Excel常見分不清作用儲存格與選取框的差別，有些書本甚至當成同一個東西。

選取框

就是那個當你用滑鼠去點選某個儲存格時，會出現的那個黑色框框(右下角還一顆「痣」)

作用儲存格

接受我們輸入內容的那個儲存格，稱為作用儲存格。

到這裡你可能會認為，上面說的是同一個東西。其實應該說：那個儲存格式作用儲存格，而那個黑框是選取框。指示縣再選取框只選了一格。所以選取框選的那一格就是作用儲存格。

如果你拖曳滑鼠，拉開選取框，選取兩個以上的儲存格。那就只會有一格是作用儲存格(就是「白色」那一格)。如上圖狀況：選取框包含了D4～F8，而作用儲存格只有D4才是。

在儲存格中輸入內容

這有什麼值得談的！直接打鍵盤就是了…

其實這當中學問大了！

在Excel的儲存格輸入資料時，其實是以儲存格為「單位」放入資料的。

也就是說，當你在鍵盤中打字時，其實資料還沒放進儲存格(只是準備而已)。必須做一個「完成輸入」的動作，輸入的資料才會「放進」儲存格。

怎麼「完成輸入」?

基本上只要是「移開」作用儲存格位置的動作，都是完成輸入。所以以下動作都算是「完成輸入」：

• 滑鼠點選另外一個儲存格
• 按方向鍵( ↓ ↑ → ← )
  (這其實是移動「選取框」到作用儲存格的該方向下一格)
• 按下[Enter]、[Shift]+[Enter]、[Tab]、[Shift]+[Tab]
  (這是移動「作用儲存格」到 下、上、右、左 方的下一個，但是不會離開選取框範圍。)

附註：在完成輸入之前，可以按[Esc]鍵放棄剛剛輸入的內容，不放進儲存格。

積沙成塔--第三個一百美金

從2006年三月加入Google Adsense，2007年7月拿到第一個100美金，2008年5月達到第二個100美金，這個月又有啦！平均一年100美元。實在算慢啦，不過我本來就不是為了賺錢寫部落格的。這算是Google給的獎勵啦！

當然黑輪會繼續努力，多多充實內容，讓它累積快一點。

  嘿嘿...等會兒就要來去領錢啦！西聯匯款真的很方便…